3 съвета как да звучите по-професионално в работните имейли

В съвременната епоха работата ви може да изисква да изпращате имейли до колеги, шефове, клиенти и други.

Вашите имейли не са прости съобщения; той представя кой сте като професионален служител. Затова искате да сте сигурни, че всеки ваш изпратен имейл е добре написан и лесен за четене.

Ако вашата компания използва конкретна програма – като Microsoft Outlook, например – може да искате да научите как да кандидатствате форматиране на съобщението . Независимо от платформата, която използвате за съобщения, има различни основни съвети, които трябва да имате предвид, преди да щракнете върху изпращане в имейла си.

Работата в професионалната сфера може да бъде предизвикателство за всеки, но може би най-вече за тези, които управляват симптомите на психично заболяване или други психични проблеми.

За щастие има много инструменти, достъпни онлайн, които да ви помогнат да управлявате тези стресори, да развиете добри механизми за справяне и да споделите чувствата си. Натисни тук за повече информация и статии, които могат да предоставят допълнителна представа и достъп до лечение, ако е необходимо.

Коригирайте работните си имейли

Най-важният и ценен инструмент, с който разполагате, е корекцията. Преди да помислите дали да изпратите имейла си, помислете върху един важен въпрос: имейлът ви има ли граматически и логически смисъл?

Проверете за граматически грешки, като използвате предварително вградената програма за правописна проверка на имейла, ако има такава. Ако се съмнявате във вашата програма за проверка на правописа, не се страхувайте да използвате външни ресурси (като онлайн речник).

Други граматически грешки, за които трябва да внимавате, могат да включват:

• Неправилно използване на главни букви
• Неправилна употреба на препинателни знаци (запетая, точка и запетая и др.)
• Неподходящ стил и тон на писане за професионална обстановка
• Неправилна употреба на собствени имена – това е особено важно при обръщение към други хора; малко неща са по-неудобни от грешното изписване на име на някой (или нещо) важно!

След като вашият имейл е готов, прочетете го на глас, за да видите дали има смисъл. Понякога можете да разберете дали дадено изречение е „изключено“ просто по начина, по който звучи.

Оттам можете да направите всякакви корекции, за да сте сигурни, че цялостният поток на имейла е последователен.

И накрая, ако имате време, запазете имейла като чернова и се отдалечете от него. Можете също така да помолите близки приятели или семейство да прочетат имейла ви, за да видят дали забелязват грешки.

Добро правило е да натиснете „изпрати“ само когато се чувствате уверени, че сте коригирали и преосмислили всичко в съобщението си по най-добрия начин.

Бъдете кратки в работните имейли

Всеки във вашата компания трябва да спазва своите отговорности, така че е полезно да уважавате времето им, като създавате кратки имейли. Като ги направите кратки, сладки и по същество, можете бързо да получите ясен отговор и да продължите деня си.

Първо се уверете, че вашите съобщения включват кратки, лесни за разбиране параграфи. Всъщност не е необходимо всеки параграф да е по-дълъг от две изречения.

Да предположим, че вашият имейл изисква да напишете няколко абзаца с пълна дължина. В такъв случай бихте могли да помислите за насрочване на лична среща с когото и да изпращате имейли, за да сведете до минимум объркването и неправилната комуникация.

Уверете се, че всеки от вашите параграфи включва само подходяща информация. Колкото и изкушаващо да е да включите малки детайли, които може да помогнат на вашия получател да разбере вашето съобщение, но като изрежете тези допълнения, можете да създадете имейл, който е кратък и директен.

Тези типове съобщения често са много по-лесни за разбиране от читателя и приемащата страна вероятно ще зададе уточняващи въпроси в отговор, ако е необходимо.

Друг полезен начин за използване на кратък език е да внимавате с глаголите „да бъдеш“. Например нещо като „Искам да мога да изпратя отчет“ може да се съкрати до „Изпращам отчет“.

В този сценарий ще елиминирате глагола „да бъдеш“ и ще го замените с активен глагол, който елиминира многословието.

avast казва, че имам системни боклуци

Пишете с уважителен тон

Преди всичко предайте съобщението си с уважение.

Агресията в имейл може да изглежда като злобна, тъй като получателят не говори директно с вас. Можете да избегнете този случаен тон, дори когато съобщавате лоши новини, като балансирате негативността с позитивността.

Например, ако искате да критикувате представянето на служител, можете да започнете изречението, като кажете нещо положително и да го завършите с вашата критика.

Освен това, избягвайте да използвате „но“ . То отрича първата половина на изречението, така че дори да започнете с нещо положително, използването на „но“ може да накара някой да си помисли, че сте неискрени. Така че, заменете „но“ с „и“, така че и двете твърдения да останат верни.

Можете също така да помислите за включване на кратък подпис в края на вашето съобщение. Тези подписи могат да помогнат за предаването на важна контактна и лична информация на вашия получател.

Ако искате, отидете в настройките на имейла си и настройте подпис, който включва вашето име, телефонен номер за връзка и други сайтове, с които сте свързани.

Ако вашата компания има лого, можете да помислите за включване на визуализацията като част от вашия подпис. Резултатът е имейл, който звучи и изглежда професионално, който поддържа уважителен тон.

Заключение

Един основен извод, който трябва да имате предвид, е да правите кратки, стегнати и без грешки съобщения, доколкото е възможно, дори и в по-обикновени имейли. По този начин ще покажете на шефа си, че го уважавате и си казвате, че наистина сте професионалистът, който бихте искали другите да ви виждат.